Si hay algo complicado en una empresa es la gestión global y el proceso de toma de decisiones, debido al aumento de competencia en el mercado. Para que un negocio cuente con mayor ventaja, es fundamental que la empresa disponga de la mayor flexibilidad posible en cuanto a sus operaciones, y para conseguirlo debe apostarse por la innovación y por hacer uso de las nuevas tecnologías. Dentro de este contexto aparece Dynamics 365 for Finance and Operations, una solución perfecta para optimizar todas las acciones que se llevan a cabo dentro de una empresa.
¿Qué es Dynamics 365 for Finance and Operations?
Al hablar de Dynamics 365 for Finance and Operations se está haciendo referencia a un sistema que permite realizar una exhaustiva planificación de todos los recursos empresariales de Microsoft, a los que se conoce popularmente como ERP. Este sistema cada vez está siendo más utilizado tanto por pequeñas y medianas empresas como por grandes compañías.
Este software no es un hecho aislado, puesto que forma parte de la línea de productos que lleva lanzando Microsoft desde hace tiempo y que ha sido bautizada bajo el nombre de Dynamics 365 for Operations. La primera vez que la compañía puso en marcha uno de estos productos fue en 2016 y, a partir de 2017, las nuevas versiones se han presentado bajo la denominación Dynamics 365 para Finanzas y Operaciones.
Este sistema se presenta como una de las mejores soluciones empresariales en la actualidad disponibles en este mercado. A través del programa, las diferentes compañías tienen la posibilidad de aprovechar al máximo el potencial que ofrece la nube y, de esta manera, poder volver a diseñar nuevos procesos de negocio de una forma mucho más efectiva.
Con todo ello se da un enorme impulso tanto a la competitividad como a la productividad del negocio, ayudando además a que el proceso de toma de decisiones se desarrolle de manera positiva y con la mayor brevedad posible. La clave de todo ello está en la tecnología utilizada para el sistema, que permite que la empresa crezca, mejore su planificación y ejecute adecuadamente todos los procesos del negocio.
Zonas de implementación
El sistema que presenta Microsoft para las finanzas y las operaciones se puede implementar haciendo uso de tres opciones distintas. Dichas opciones serán elegidas por la propia compañía, dependiendo del mayor uso que le vaya a dar al sistema. ¿Cuáles son estas opciones?
La nube
En este caso, la implementación se realiza en la nube de Microsoft y la compañía se encarga de administrar al 100% el sistema a través de su servicio de cloud.
Cloud + Edge
Se trata de un nodo central que se encuentra en la nube, pero en el que interfieren servicios de ciertas aplicaciones de carácter local y datos comerciales que se guardan de manera local.
Datos comerciales
Se hace referencia a los datos comerciales locales, lo que quiere decir que todos los procesos de almacenamiento y comerciales de esos datos son de carácter totalmente local.
¿Cuáles son las funcionalidades de Dynamics 365 for Finance and Operations?
Al tratarse de un sistema muy completo, Dynamics 365 for Finance and Operations ofrece gran número de funcionalidades que serán muy efectivas a la hora de gestionar la empresa. ¿Cuáles son las principales?
Planificar los presupuestos
A través de este sistema puede llevarse a cabo una buena planificación de los presupuestos, pudiendo realizarse cálculos instantáneos de los fondos disponibles, controlar los flujos de trabajo para revisarlos y aprobarlos, organizar una configuración con mayor flexibilidad o agrupar los propios presupuestos.
Contabilidad
En este apartado se habla de dos tipos de contabilidad, la avanzada y la de costes. En la primera de ellas, algunas de las funciones que están disponibles son el seguimiento de todos los procesos de cierre, ya sea con personas, áreas u otras empresas para poder configurar de manera más flexible el libro mayor.
Por su parte, la contabilidad de costes permite redactar informes, hacer estadísticas, distribuir y asignar costes, trabajar con cifras o delimitar reglas de comportamiento. Todo ello se puede hacer a través de programas como Excel o Power BI, entre otros.
Pagos
Se refiere a los pagos avanzados, lo que quiere decir que el sistema permite que se lleve a cabo esta acción haciendo uso de TPV móvil.
Informes
Dentro de los informes financieros se puede realizar un balance general, conocer el estado de los resultados, estructurarlos de manera personalizada o saber cuál es el flujo de efectivo disponible.
Créditos y cobros
A través del sistema se tiene la posibilidad de gestionar, de manera mucho más eficaz, las actividades, el límite de crédito de los clientes y los casos abiertos.
Producción
En cuanto a la producción, esta se puede planificar de manera detallada, pudiendo realizarse una programación de manera finita o infinita. Asimismo, la programación puede elaborarse hacia atrás o hacia adelante a partir de distintas fechas o diferentes recursos.
Materiales
Se realiza una planificación para poder elaborar una buena programación de entregas, de rutas y de operaciones, así como también optimizar las previsiones correspondientes.
Proveedores
El sistema permite revisar todas las órdenes de compra existentes, conocer en qué estado se encuentran las facturas, realizar pagos en línea y obtener más datos sobre los distintos inventarios.
Fabricación
Gracias al sistema de Microsoft también puede controlarse el área de fabricación, gestionando y rastreando las operaciones, tanto de los productos como de los recursos.
Demanda
En base a los programas de Excel y Azure Machine Learning, pueden pronosticarse las previsiones necesarias sobre la demanda.
Almacén e inventarios
Se lleva a cabo un seguimiento de los artículos según su número de serie, lote o ubicación. También se gestiona y controla el inventario que corresponda, los métodos de valoración, el picking y el empaquetado.
Operaciones
El sistema ofrece la posibilidad de realizar análisis avanzados en relación con las operaciones; de esta manera se pueden conocer más ideas, detectar los fallos o incidencias, mejorar el rendimiento de manera global o predecir ciertas tendencias dentro del sector.
¿Cuáles son las ventajas de Dynamics 365 for Finance and Operations?
Tras conocer las principales funcionalidades de Dynamics 365 for Finance and Operations, hay que decir que todas ellas aportan numerosas ventajas a las empresas, ofreciendo la posibilidad de gestionar de manera adecuada el negocio y de acertar en el proceso de toma de decisiones, además de intervenir en numerosas acciones.
A continuación se explican algunas de las mayores ventajas que conlleva trabajar con este sistema de Microsoft.
Rendimiento financiero mejorado
La utilización de este sistema permite elaborar informes muy completos y análisis en tiempo real. Ambas cosas están integradas en el programa, lo que quiere decir que es posible simplificar de manera notable la gestión financiera de carácter global.
De igual modo, la productividad será mucho más elevada, dando la posibilidad de priorizar ciertas tareas importantes, así como de automatizarlas.
En cuanto a los costes por las operaciones, estos se verán reducidos gracias a algunas funcionalidades del sistema como, por ejemplo, la reserva de gastos, la automatización de los procesos o el control de los presupuestos, entre otras.
La reducción de errores en los informes es otra de las ventajas más relevantes, puesto que el sistema favorece que se automaticen los procesos relacionados con los activos capitalizados.
Optimización de las actividades de fabricación (global)
Se adquiere más agilidad y eficacia en este tipo de operaciones, debido a que se pueden unificar acciones como la programación, la planificación o la gestión de los costes que genera la producción.
El tiempo de entrega de los productos se acelera, puesto que el sistema ofrece la oportunidad de hacer uso de herramientas de gestión muy avanzadas y ponerlas en marcha en los almacenes y en el área de logística.
Se consigue una mayor calidad en los productos puesto que, si surge algún problema, este se puede solucionar rápidamente, lo que conlleva que los clientes queden totalmente satisfechos en el menor tiempo posible.
Mejora en la cadena de suministro
Mediante el proceso de sincronización de la logística con otras áreas como el transporte, las ubicaciones o los almacenes, se optimizan los pedidos, lo que significa también una reducción de costes.
Gracias a la automatización, puede darse una respuesta mucho más rápida a los clientes. Con esta automatización también es posibleobtener un mayor control en relación con las compras.
El sistema, además, hace posible que pueda conocerse totalmente la cadena de suministro, al integrar acciones como el proceso de compras, las ventas o la gestión en las áreas de logística, almacenes y producción.
Es evidente que el sistema de Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations es una de las soluciones de mayor solvencia que existen en el mercado, en la actualidad, para poder gestionar una empresa en su totalidad. Es importante contar con programas de este tipo para llevar un control exhaustivo de todas las operaciones que se llevan a cabo dentro de un negocio y, en este contexto, puede decirse que Microsoft ha dado en el clavo. A través de un sistema completo, con múltiples funcionalidades y, sobre todo, plenamente seguro.